Obwohl die Umstellung auf E-Rechnungen (elektronische Rechnungen per Mail oder als Download) für Unternehmen viele Vorteile bietet, werden noch eine Menge Rechnungen per Post im Papierformat versendet. Diese Papierrechnungen können jedoch im Rahmen der digitalen Buchführung ganz einfach mit einem handelsüblichen Scanner eingepflegt, verarbeitet und archiviert werden. Allerdings gibt es laut GoBD einige Vorgaben, die unbedingt beachtet werden sollten.
Nach der Neufassung der GoBD, die am 28.11.2019 in Kraft trat, ist neben dem Scannen zur Belegdigitalisierung auch das Abfotografieren mit dem Smartphone zulässig. Dieses Verfahren, das man als mobiles Scannen bezeichnet, ist grundsätzlich auch im Ausland erlaubt, sodass Belege, die zum Beispiel auf einer Dienstreise entstanden sind, schnell und unkompliziert bearbeitet werden können.
Um Belege digital abzulegen, eignen sich die Dateiformate wie PDF, PNG, JPEG oder TIFF. Digitalisierte Dokumente dürfen nach dem Abspeichern nicht mehr verändert werden, also sind Dateiformate wie docx, odt oder xlsx für diesen Zweck nicht ratsam.
Nach dem Digitalisieren dürfen die meisten empfangenen Papierdokumente vernichtet werden; es sei denn, es handelt sich um Schriftstücke, die nach steuerlichen oder außersteuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind, wie zum Beispiel notarielle Urkunden. In den meisten Fällen handelt es sich jedoch um Lieferantenrechnungen, welche aus Sicht des Finanzamtes sogar vernichtet werden müssen (zwei Versionen desselben Beleges sind nicht erlaubt). Voraussetzung für die Vernichtung ist, dass das Original bildlich inhaltlich mit dem Scan übereinstimmt und alles leserlich ist. Ein farbiger Scan wird nur benötigt, wenn die Farbe als Beweisfunktion dient (Minusbeträge sind rot gekennzeichnet). Im Allgemeinen reicht aber ein schwarz-weiß-Scan vollkommen aus.
Für eine GoBD konforme elektronische Archivierung von Belegen sollten folgende Vorgaben gewährleistet sein:
Mit den richtigen Softwareprogrammen wird der gesamte Ablauf nach dem Scannen automatisiert und nachvollziehbar protokolliert. Das spart Zeit, Kosten und Platz.
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Quelle: GoBD-Glossar