Belege digitalisieren nach GoBD
Obwohl die Umstellung auf E-Rechnungen (elektronische Rechnungen per Mail oder als Download) für Unternehmen viele Vorteile bietet, werden noch eine Menge Rechnungen per Post im Papierformat versendet. Diese Papierrechnungen können jedoch im Rahmen der digitalen Buchführung ganz einfach mit einem handelsüblichen Scanner eingepflegt, verarbeitet und archiviert werden. Allerdings gibt es laut GoBD einige Vorgaben, die unbedingt beachtet werden sollten.
Richtiger Ablauf des GoBD konformen Eingansrechnungsprozesses mit dem Scanner
- Papierrechnung wird in der Poststelle zugestellt und geöffnet
- Der zuständige Mitarbeiter digitalisiert die Rechnung per Scan
- Die Rechnung wird per Scan-to-Mail oder Ordner-Synchronisierung an das DMS übergeben
- Nach einer formalen und sachlichen Prüfung wird die Zahlungsfreigabe erteilt
- Übergabe an die Buchhaltung zur Kontierung, Buchung und Zahlung
- Im DMS wird die Rechnung mit Löschschutz und Dokumentation archiviert
- Die Papierrechnung wird entsorgt
Mobiles Scannen
Nach der Neufassung der GoBD, die am 28.11.2019 in Kraft trat, ist neben dem Scannen zur Belegdigitalisierung auch das Abfotografieren mit dem Smartphone zulässig. Dieses Verfahren, das man als mobiles Scannen bezeichnet, ist grundsätzlich auch im Ausland erlaubt, sodass Belege, die zum Beispiel auf einer Dienstreise entstanden sind, schnell und unkompliziert bearbeitet werden können.
Diese Dateiformate sind empfehlenswert
Um Belege digital abzulegen, eignen sich die Dateiformate wie PDF, PNG, JPEG oder TIFF. Digitalisierte Dokumente dürfen nach dem Abspeichern nicht mehr verändert werden, also sind Dateiformate wie docx, odt oder xlsx für diesen Zweck nicht ratsam.
Papierdokumente dürfen vernichtet werden
Nach dem Digitalisieren dürfen die meisten empfangenen Papierdokumente vernichtet werden; es sei denn, es handelt sich um Schriftstücke, die nach steuerlichen oder außersteuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind, wie zum Beispiel notarielle Urkunden. In den meisten Fällen handelt es sich jedoch um Lieferantenrechnungen, welche aus Sicht des Finanzamtes sogar vernichtet werden müssen (zwei Versionen desselben Beleges sind nicht erlaubt). Voraussetzung für die Vernichtung ist, dass das Original bildlich inhaltlich mit dem Scan übereinstimmt und alles leserlich ist. Ein farbiger Scan wird nur benötigt, wenn die Farbe als Beweisfunktion dient (Minusbeträge sind rot gekennzeichnet). Im Allgemeinen reicht aber ein schwarz-weiß-Scan vollkommen aus.
Wichtig
Für eine GoBD konforme elektronische Archivierung von Belegen sollten folgende Vorgaben gewährleistet sein:
- Die Echtheit der Herkunft
- Die Unversehrtheit des Inhaltes
- Die Lesbarkeit des Aufbewahrungszeitraumes
- Die Nachverfolgbarkeit eventueller Änderungen
Fazit
Mit den richtigen Softwareprogrammen wird der gesamte Ablauf nach dem Scannen automatisiert und nachvollziehbar protokolliert. Das spart Zeit, Kosten und Platz.
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Quelle: GoBD-Glossar
