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Das versteht die GoBD unter Belegfunktion

Belege

Wohl jedem Kaufmann ist der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ bekannt, aber dennoch gibt es einige andere Aufzeichnungen, die laut GoBD als Belegfunktion der Aufbewahrungspflicht unterliegen. So heißt es in der GoBD „alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind, müssen aufbewahrt werden“. Damit sind also nicht nur die Belege im eigentlichen Sinne gemeint, sondern jede Unterlage, die eine steuerliche Auswirkung auf den Geschäftsvorgang hat.

 

Welche Unterlagen können eine Belegfunktion haben?

 

Kaum ein Unternehmer weiß, welche Unterlagen genau zu den steuerlich relevanten Aufzeichnungen für eine ordnungsgemäße Buchführung im Sinne der GoBD gehören. So gehört zum Beispiel eine einfache E-Mail, in der einem Kunden ein nachträglicher Skonto gewährt wurde

dazu. Lieferscheine gelten juristisch gesehen zu den Handelsbriefen und zählen deshalb ebenso zu den rechnungsrelevanten Unterlagen, welche im Falle einer Betriebsprüfung nachzuweisen sind. Dabei ist es wichtig, die vorhandene Korrespondenz im Buchhaltungssystem mit dem dazugehörigen Geschäftsvorfall zu verknüpfen. Die Belegfunktion sollte die Dokumentation eines abgeschlossenen Geschäftes gewährleisten und die Beweiskraft der ordnungsgemäßen Buchhaltung begründen.

 

Digitalisierung

 

Obwohl die GoBD eine Digitalisierung der Geschäftsvorfälle nicht voraussetzt, sollte jeder Unternehmer sich mit dieser Art von Archivierung befassen. Schon alleine die Corona-Krise hat gezeigt, wie wichtig Digitalisierung in Zeiten von Homeoffice sind. Belege oder Dokumente, wie Eingangsrechnungen, Quittungen oder Verträge,die in Papierform ankommen, können durch einscannen ganz einfach in digitale Belege verwandelt werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass Dateiformate gewählt werden, bei denen die Aufzeichnungen nicht mehr verändert werden können.

 

Diese 6 Kriterien sollten bei der Digitalisierung erfüllt werden:

  • ·      Ordnung
  • ·      Erfassung
  • ·      Fälschungssicherheit
  • ·      Wahrheitsmäßigkeit
  • ·      Vollständigkeit
  • ·      Nachvollziehbarkeit

Fazit:

Jedes Unternehmen sollte gewährleisten, dass im Falle einer Betriebsprüfung jeder einzelne Geschäftsvorfall mit all seinen dazugehörigen Belegen und Unterlagen verknüpft ist. Wenn der Betriebsprüfer einwandfrei nach den obigen Kriterien verstehen kann, was sich in den Geschäften des Unternehmens abgespielt hat, ist der Betrieb vor dem Fiskus sicher.

 

Mehr zum Thema unter: GoBD

Quelle: GoBD-Glossar

 

 

 

 

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