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Datenzugriff nach GoBD

Datenzugriff

Unter Punkt 11 im Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu den GoBD hat sich die Behörde das Recht eingeräumt, bei einer Betriebsprüfung auf alle nach § 147 Absatz 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zuzugreifen. Dieser Zugriff bezieht sich nicht nur auf alle Daten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung und aller Vor- und Nebensysteme, sondern ebenfalls auf Dokumente, Bücher, Datenbanken oder Dateien (z. Bsp. Stammdaten über Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter). Auch Teile der Verfahrensdokumentation müssen auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden (z. Bsp. die Teile, die für das Verständnis des betriebsinternen Datenverarbeitungssystems erforderlich sind). Für den Datenzugriff stehen der Finanzverwaltung drei Zugriffsarten zur Verfügung:

  • Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)

Die Finanzbehörde hat das Recht, in Form des Nur-Leserechts selbst auf die Hard- und Software, sowie die gespeicherten Daten zuzugreifen. Der Prüfer kann sich also an den Rechner setzen, eine Einweisung in das DV-System verlangen und Daten lesen, verknüpfen, filtern und sortieren. Eine Veränderung darf er nicht vornehmen.

  • Mittelbarer Datenzugriff (Z2)

Die Finanzbehörde hat das Recht, eine Aufbereitung der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben zu verlangen. Diese Auswertung kann auch von einem beauftragten Dritten vorgenommen werden. Es kann allerdings lediglich eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im Datenverarbeitungssystems des Steuerpflichtigen oder des beauftragten Dritten vorhandenen Möglichkeiten verlangt werden. Anschließend kann die Finanzbehörde einen Nur-Lesezugriff wie in Z1 durchführen.

  • Datenträgerüberlassung (Z3)

Die Finanzbehörde hat das Recht, eine Überlassung aller steuerrelevanten Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Auswertung in der Behörde zu verlangen. Eine Berechtigung, selbst Daten aus dem Datenverarbeitungssystem herunterzuladen oder zu kopieren besteht allerdings nicht. Sobald die Bescheide zur Betriebsprüfung eine Bestandskraft erlangen, muss die Finanzbehörde die Datenträger zurückgeben und die Daten löschen.

Mitwirkungspflicht:

Zusätzlich zum Datenzugriffsrecht, hat das Bundesfinanzministerium im Schreiben zur GoBD eine Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen festgelegt. Die dabei entstehenden Kosten sind vom Steuerpflichtigen selbst zu zahlen. Außerdem kann die Finanzbehörde bei Nichteinhaltung der Pflichten zum Datenzugriff nach § 146 Abs. 2b AO ein Verzögerungsgeld in Höhe von 2.500 bis hin zu 250.000,00 € festsetzen. Hier wird nochmal sehr deutlich klar, wie wichtig es für jede Form von Unternehmen ist, eine ordnungsgemäße Buchführung nach den Richtlinien der GoBD vorzuweisen, denn aufgrund der Corona Pandemie und er damit verbundenen Fördermittel des Bundes, werden in Zukunft wesentlich mehr Betriebsprüfer unterwegs sein als bisher. Es lohnt sich also gerade jetzt, hier zu investieren.

Hinweis:

Auch die Aufbewahrungspflichten sind ein wichtiger Bestandteil der GoBD und sollten ebenfalls in jedem Unternehmen eingehalten werden. Zu diesem Thema haben wir bereits am 05.08.2021 einen Blogartikel verfasst. Diesen finden sie unter: Aufbewahrungspflichten

Hier gelangen Sie zum Schreiben des BMF: GoBD

Quelle: GoBD Glossar

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