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Der GoBD-Check

Abhaken

In den letzten Wochen haben wir Ihnen in Anlehnung an das GoBD-Glossar  die Vorgaben und die Wichtigkeit einer GoBD konformen Buchhaltung erläutert. Da der Staat aufgrund der Corona Krise in den vergangenen zwei Jahren eine Menge Gelder zur Verfügung gestellt hat, wird er auch versuchen, durch vermehrte Betriebsprüfungen den Topf wieder zu füllen und das könnte auch Sie treffen. Mit der folgenden Checkliste können Sie überprüfen, ob Ihre Buchhaltung den Vorgaben der GoBD entspricht:

•    Nachvollziehbarkeit – Nachprüfbarkeit - Vollständigkeit

Prüfen Sie, ob jeder Ihrer Geschäftsvorfälle von der Entstehung bis zur Buchung und Archivierung  auch für einen außenstehenden Dritten jederzeit erkennbar und verständlich ist. Alle steuerrelevanten Dokumente, wie zum Beispiel Handelsbriefe oder E-Mails werden verknüpft und Belege werden hinterlegt. Achten Sie darauf, dass jeder Geschäftsvorfall einzeln und lückenlos dokumentiert wird (Dokumentenmanagementsystem- kurz DMS)

•    Unveränderbarkeit  - Datenspeicherung – Unverlierbarkeit

Erstellte Belege dürfen nicht mehr verändert werden. Korrekturen oder Löschungen müssen separat erfasst, mit dem betreffenden Geschäftsvorfall verknüpft und im DMS abgespeichert werden. Im DMS können Dokumente durch eine festgelegte Zugriffssteuerung vor Vernichtung, Diebstahl, Überschreibung oder Verlust geschützt werden. Das System sollte in Deutschland betrieben und gehostet werden.

•    Ordnung – Richtigkeit – Aufbewahrung

Buchungen, Belege und begleitende Dokumente müssen eindeutig identifiziert und rasch lesbar gemacht werden können. Buchungen müssen einzeln, sachlich und chronologisch geordnet sein. Für die Richtigkeit der Buchungen ist der Steuerpflichtige verantwortlich.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden.

•    Zeitgerechte Erfassung – tägliche Kassenführung

Bare Geldbewegungen müssen täglich erfasst werden und jeder Buchung muss ein Beleg sofort zugeordnet werden können. Unbare Geldbewegungen sind innerhalb von 10 Tagen und Eingangsrechnungen innerhalb von 8 Tagen zu erfassen. Es gilt immer „keine Buchung ohne Beleg“

•    Verfahrensdokumentation – Internes Kontrollsystem

In Ihrem System sollten eine Verfahrensdokumentation und ein internes Kontrollsystem fest verankert sein. Die Verfahrensdokumentation setzt sich zusammen aus einer allgemeinen Beschreibung, der Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Das interne Kontrollsystem kontrolliert die Einhaltung der Ordnungsvorgaben nach § 146 AO und ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Im Idealfall ist in diesem internen Kontrollsystem auch ein Arbeitsablauf für die Rechnungsprüfung und -freigabe enthalten.

•    Datenzugriff der Finanzbehörde – Maschinelle Auswertbarkeit

Stellen Sie sicher, dass Sie die drei Zugriffsarten, die das Finanzamt von Ihnen verlangen kann, im Falle einer Betriebsprüfung  schnell  erstellen können und Ihr System maschinell auswertbare Daten umgehend liefern kann.

Auslagerung der Buchhaltung

Da der Umfang einer GoBD-konformen Buchhaltung sehr hoch ist und viele Unternehmen mit der Ausführung  überfordert sind oder einfach nur zeitlich keine Möglichkeit der Umsetzung haben, können Teilbereiche oder auch die ganze Buchhaltung an externe Dienstleister abgegeben werden.  

Über den untenstehenden Link gelangen Sie auf unsere Homepage und können sich einen Überblick über  unser umfangreiches Dienstleistungsangebot verschaffen.  Die Umstellung auf eine ordnungsgemäße Buchführung ist dringend, also warten Sie nicht und rufen uns an oder schicken eine Mail.  Wir erstellen Ihnen umgehend ein unverbindliches Angebot.

Hier der Link auf unsere Seite: Lifos GmbH

Quelle: GoBD-Glossar

LiFoS GmbH - Unternehmensberatung und Buchführungsbüro
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