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Die Verfahrensdokumentation

Datenerfassung

Die Hauptrolle in der GoBD ist eine einwandfreie Verfahrensdokumentation. Wie schon der Name sagt, werden die Abläufe der einzelnen Geschäftsvorfälle nach ihrem Verfahren dokumentiert und nach den Grundsätzen einer GoBD konformen Buchführung  aufgezeichnet und abgespeichert.  Mit dieser Dokumentation ist es dann jedem Unternehmer möglich, nach § 238 HGB die Buchführung einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage seines Unternehmens zu vermitteln und einer Betriebsprüfung steht  nichts mehr im Wege.

Die Richtlinien einer Verfahrensdokumentation 

In einer Verfahrensdokumentation muss jeder Geschäftsvorfall  von der Entstehung  bis hin zu seiner Archivierung  komplett beschrieben werden.  Hierbei ist es wichtig, dass auch jede Änderung vermerkt wird, denn die Verfahrensdokumentation muss immer den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen.  Beschrieben werden sollten also auf jeden Fall Informationen hinsichtlich  

•    der Entstehung der Information
•    der Indizierung (Aufnahme in ein Register)
•    der Verarbeitung und der Speicherung
•    dem eindeutigem Wiederfinden,
•    der maschinellen Auswertbarkeit,
•    der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung
•    der Reproduktion

Die Bestandteile einer Verfahrensdokumentation

Solange sichergestellt ist, dass jede Veränderung nachvollziehbar ist, ist die Gestaltung und die technische Ausführung einer Verfahrensdokumentation dem jeweiligen Unternehmen selbst überlassen. Sowohl eine Dokumentation in Papierform als auch in digitaler Form ist zulässig.

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD besteht in der Regel aus einer

•    allgemeinen Beschreibung  (Informationen zum Unternehmen und den Mitarbeitern)
•    einer Anwenderdokumentation (Belegverwaltung, Kontrolle, Verantwortlichkeiten)
•    einer technischen Systemdokumentation  (IT-Betrieb, Hard- und Software)
•    einer Betriebsdokumentation (IT-Sicherheit, Zugriffsrechte, Datensicherung)

Wichtig:

Die Verfahrensdokumentation ist ein festgelegter Bestandteil der GoBD und für jede Form von Unternehmen vorgeschrieben. Bei einer Betriebsprüfung ist sie dem Prüfer vorzulegen.

Fazit:

In einer GoBD konformen Verfahrensdokumentation ist es nicht nur von Bedeutung, was in einem Unternehmen abläuft, sondern auch wie es abläuft und wer dafür verantwortlich ist. Im Fokus steht also nicht die Buchhaltung, sondern auch Nebenprozesse wie Warenwirtschaft, Faktura und Zeiterfassung.

Mehr zum Thema unter: BMF Schreiben zur GoBD

                                                Quelle: GoBD Glossar

LiFoS GmbH - Unternehmensberatung und Buchführungsbüro
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