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E-Rechnungen - Vorteil oder Nachteil?

E-Rechnungen

     
Durch die fortschreitende Digitalisierung von Arbeitsabläufen kommen immer mehr Rechnungen auf elektronischem Wege an (zum Beispiel per Mail oder als Download im PDF-Format). Aber Achtung, es gibt bestimmte Regeln, die bei diesen Rechnungen einzuhalten sind. Seien Sie auf der Hut, um nicht in einer Steuerfalle zu landen.

Vorsteuerabzug bei E-Rechnungen

Um den Vorsteuerabzug nicht zu verlieren, müssen auch elektronisch erhaltene Rechnungen  mit Kontroll- und Sichtvermerken versehen werden. Wenn der Nachweis und der Kontrollvermerk der Echtheit, Herkunft und Unversehrtheit des Inhaltes fehlen und die Rechnungen nicht alle gesetzlich geforderte Angaben enthalten, ist der Vorsteuerabzug unzulässig. Bei einer Überprüfung seitens des Finanzamtes könnte es zu teuren Nachzahlungen führen, wenn der Vorsteuerabzug dieser Rechnungen nachträglich gestrichen würde.

Der Kontrollvermerk

Um den notwendigen Kontrollvermerk für den Vorsteuerabzug vorzunehmen, bieten sich zwei Möglichkeiten an:

  • Das vorhandene Buchungssystem enthält bereits ein Programm, welches einen elektronischen Kontrollvermerk nach Bearbeitung der Rechnung vergeben kann.
  • Ein Ausdruck der E-Rechnung wird nach Bearbeitung manuell mit dem Kontrollvermerk versehen. Hierbei muss dann allerdings der Ausdruck mit dem handschriftlichen Kontrollvermerk auch wieder archiviert werden. Das kostet Zeit.

Archivierung und Aufbewahrung von E-Rechnungen

Elektronische Rechnungen dürfen ausschließlich in ihrem Eingangsformat archiviert werden. Sollten Sie in ein betriebsinternes Format umgewandelt werden, müssen die Dateien miteinander verknüpft und zusammen aufbewahrt werden. Außerdem müssen elektronisch übermittelte Rechnungen und Belege jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein und  elektronisch archiviert werden. Einen Ausdruck im Papierformat aufzubewahren genügt nicht.

Die Vorteile

Trotz der zu beachtenden Vorgaben überwiegen die Vorteile bei E-Rechnungen, wie zum Beispiel:

  • Weniger Kosten, durch Einsparung von Papier-, Druck-, Kopier- und Portokosten. Auch die Kosten für Archivierungsordner fallen weg.
  • Weniger Lagerplatz für die Archivierung.
  • Weniger Zeitaufwand, durch Einsparung von Kuvertierung und Frankierung. Der Weg zur Post, bzw. zum Briefkasten entfällt ebenfalls.
  • Schnellerer Geldeingang durch schnellere Zustellung der Rechnungen. Dadurch auch weniger Probleme bei Skontofristen.

Das Gesetz zum Ausstellen von Rechnungen finden Sie hier: § 14 UStG

Quelle: Wirtschaftswissen    
        
 




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