Einrichten eines internen Kontrollsystems (IKS)

Ein weiterer Punkt, der nach GoBD für jeden Unternehmer verpflichtend ist, ist ein sogenanntes internes Kontrollsystem (kurz: IKS). Im Schreiben des BMF (Rz. 100) vom 28.11.2019 heißt es: „für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren.“  Dieses Kontrollsystem kontrolliert sozusagen alle anderen Systeme, um Fehler und Abweichungen in allen betrieblichen Abläufen aufzudecken.

Diese Kontrollen sollte ein IKS vornehmen:

• Zugangs- und Zugriffsberechtigungen (im DMS und in der Buchhaltungssoftware festgelegte, autorisierte Personen)
• Funktionstrennungen (eine Trennung zwischen Auftragserfüllung und Auftragskontrolle schaffen)
• Erfassungskontrollen (z. Bsp. Prüfen der Bestände durch permanente Inventur oder Verfallskontrolle)
• Abstimmungskontrollen bei Dateneingabe (offene Posten aufdecken, Konten abgleichen und prüfen)
• Verarbeitungskontrollen (z. Bsp. Datensicherung)
• Schutzmaßnahmen gegen eine beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten (z. Bsp. Manipulation)

Die genaue Gestaltung des IKS richtet sich nach Umfang  und  Vielfalt des Unternehmens und der damit verbundenen Geschäftstätigkeit, sowie des angewendeten Datenverarbeitungssystems.  

Zur Bestimmung des Umfangs eines IKS ist Folgendes zu prüfen:

• Mit welchen Anwendungen werden die Daten erfasst
• Mit welchen Systemen werden die Daten verarbeitet
• Wie werden die Daten abgespeichert und gesichert
• Wie werden die Daten in die Buchführung übertragen

Wichtig:

Ein Betriebsprüfer kann die Buchhaltung verwerfen, wenn Daten und elektronische Dokumente nicht ausreichend vor Verlust oder Manipulation geschützt sind und bei einer Prüfung nicht vorgelegt werden können.

Fazit:

Trotz der entstehenden Kosten ist ein funktionierendes IKS ein großer Vorteil. Die Kontrollen, ein gutes Risikomanagement sowie eine funktionierende Datensicherheit schützen nicht nur bei einer Betriebsprüfung, sondern auch vor Datenmissbrauch, Korruption und Wirtschaftskriminalität.

Mehr zum Thema im Schreiben des BMF unter: GoBD

Quelle: GoBD Glossar