Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Welche steuerrelevanten Unterlagen für welchen Zeitraum gesetzlich aufbewahrt werden müssen, ist für Unternehmer nicht immer ganz leicht zu erkennen, denn neben den eigentlich maßgeblichen Regelungen in der Abgabenordnung (AO) findet man auch in anderen Gesetzen noch Vorgaben dazu. Oft kommt es in Firmen zum Fehlverhalten, da Unterlagen vernichtet werden, die aber gesetzlich für steuerliche Zwecke noch von Bedeutung sind.
Grundsätzlich gilt
Unter § 147 der AO ist gesetzlich geregelt, welche und wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen. Allerdings weist § 140 daraufhin, dass sich auch Vorschriften aus „anderen Gesetzen“ ergeben können, wenn diese für die Besteuerung relevant sind. Die vorgegebenen Fristen beziehen sich auf 10 Jahre oder 6 Jahre.
Für diese Unterlagen gilt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanzen
• Sonstige Organisationsunterlagen
• Buchungsbelege
• Zollunterlagen
Für diese Unterlagen gilt die Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren
• empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
• sonstige Unterlagen
soweit Sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Den § 147 finden Sie unter: Abgabenordnung
Zudem ist es wichtig zu wissen, welche Unterlagen den einzelnen Stichpunkten zuzuordnen sind. So gehören zum Beispiel zu den Büchern und Aufzeichnungen neben dem Grundbuch noch Haupt- und Nebenbücher, Inventare sind Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden und zu den Geschäfts- bzw. Handelsbriefen gehört jegliche Korrespondenz, die der Vorbereitung, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäftes dient. Das heißt, neben den Rechnungen und Quittungen sind auch Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Empfangsbestätigungen gemeint.
Eine Auflistung finden Sie unter: Aufbewahrungsfristen
Quelle: Wirtschaftswissen
