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GoBD konformes Datenmanagementsystem (DMS)

Schlösser

Um alle Vorgaben der GoBD einhalten und bei einer Betriebsprüfung eine ordnungsgemäße Buchführung nachweisen zu können, sollte in jedem Unternehmen ein GoBD konformes Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) eingesetzt werden. Einfach beschrieben handelt es sich hierbei um die Ablage von Geschäftsvorgängen in elektronischer Form, die jederzeit nachprüfbar ist. Wer es perfekt machen möchte, nutzt ein ERP-System, in dem ein DMS bereits integriert ist. Mit solchen Systemen werden Echtheit, Nachvollziehbarkeit und Unverlierbarkeit gewährleistet, sodass im Falle einer Betriebsprüfung keine Beanstandungen zu erwarten sind.

ERP-Systeme

Mit ERP-Systemen werden die Geschäftsprozesse in den Bereichen Fertigung, Vertrieb, Lieferkette, Finanzen, Personal und Betrieb automatisiert und verwaltet. Je nach Unternehmensform werden einzelne Module, wie Waren- und Materialwirtschaft, Buchführung, Personalwesen etc. in einer Software zusammengesetzt und als Ressourcenplanung eingesetzt.

Perfekte Sicherheit mit einem DMS

Mit einem integriertem DMS-Modul ist nicht nur die Nachvollziehbarkeit der Buchungen und allen dazugehörenden Geschäftsvorfällen, Belegen und Aktivitäten gewährleistet, sondern systemgenerierte Belege, wie Ausgangsrechnungen und Mahnungen werden automatisch revisionssicher gespeichert. Für Eingangsrechnungen wird ein DMS-Ordner direkt mit dem Scanner verknüpft und an die Lieferanten angebunden. Darin gespeicherte Rechnungen kann das DMS mit Volltexterkennung direkt analysieren und als strukturierte Daten an die Buchungsmaske oder den Genehmigungsprozess weitergeben.

Die Vorteile eines DMS

•    Zugriffsbeschränkungen können eingestellt werden
•    digitalisierte Belege können mit einem Löschschutz versehen werden
•    Aufbewahrungsfristen können zum Teil mit einem Verfallsdatum verwaltet werden

Wichtig:

Wer sich für ein separates DMS entscheidet, sollte auf jeden Fall darauf achten, dass es GoBD-konform ist und in Deutschland betrieben wird. Kennt man sich auf diesem Gebiet nicht ausreichend aus, sollte man sich auf jeden Fall gut beraten lassen.  

Fazit:

Für eine GoBD-konforme Speicherung steuerrelevanter Informationen sind gängige Dateisysteme auf Computern oder Servern nicht ausreichend, da sie die vorgeschriebenen Grundsätze nicht erfüllen können.  Das bezieht sich auch auf E-Mail-Programme wie Outlook oder Thunderbird. E-Mails, die steuerrelevante Daten enthalten, sollten also ebenfalls im DMS rechtskonform archiviert werden.

Mehr zum Thema unter: GoBD


Quelle: GoBD-Glossar

LiFoS GmbH - Unternehmensberatung und Buchführungsbüro
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