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Mängel in der Buchführung nach GoBD

Betriebsprüfung

Steht eine Betriebsprüfung ins Haus, sollte die Buchführung auf jeden Fall den „formellen“ und „materiellen“ Anforderungen der GoBD entsprechen. Wenn der Prüfer auf Ungereimtheiten stößt, wäre das ein Zeichen dafür, dass die Besteuerungsgrundlagen nicht richtig übermittelt wurden. Dies könnte zu teuren Folgen für die betreffende Firma führen.

Was bedeuten „formelle“ Grundsätze

Unter den formellen Grundsätzen sind Begriffe wie Klarheit, Sicherheit und zeitgerechte, geordnete Verbuchungen verankert. Folgende Kriterien sollten erfüllt werden:

  • Hauptbuch und Nebenbücher sind vollständig vorhanden
  • Kassenberichte (täglich, nummeriert) und Zählprotokolle der Ladenkasse, sowie  Programmierprotokolle bei elektronischen Kassen liegen vor
  • Zeitgemäße Buchung der Geschäftsvorfälle
  • Warenein- sowie -ausgänge wurden zeitlich geordnet abgelegt
  • Keine Buchung ohne Beleg
  • Der Jahresabschluss wurde ordnungsgemäß aufgestellt
  • Eine Inventur wurde durchgeführt
  • Belege sind unveränderbar abgelegt
  • Elektronische Bücher und Buchhaltungssoftware sind mit Zugriffs- und Löschschutz    versehen
  • In der Verfahrensdokumentation sind alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und enthält eine Dokumentation über die Einrichtung, Anwendung und Programmierung der verwendeten Software und Kassen.

Was bedeuten „materielle“ Grundsätze

Zu den materiellen Grundsätzen zählen vor Allem Vollständigkeit, Echtheit und Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen. Hier sollten folgende Kriterien erfüllt werden:

  • Alle Vorgänge entsprechen der Wahrheit und können aus den Büchern abgeleitet werden
  • Alle Vorgänge sind komplett und ohne Lücken
  • Alle Buchungen sind übersichtlich und klar
  • Alle Buchungen sind nachvollziehbar
  • Alle Buchungen sind chronologisch geordnet
  • Alle Wirtschaftsgüter und Schulden wurden bilanziert
  • Alle Blätter sind fortlaufend nummeriert (bei einer Buchhaltung in Papierform)

Fazit:

Wer für die Buchführung mit einer GoBD-zertifizierten Software verwendet, die Geschäftsvorfälle mit den Buchungen und Belegen verknüpft und alle Verarbeitungsvorgänge im Hintergrund protokolliert, braucht sich bei einer Betriebsprüfung keine Sorgen zu machen. Es gibt sogar Systeme mit revisionssicherem Dokumentenmanagement und integrierten Nebenbüchern. Hier kann man Module, wie z. Bsp. Finanzbuchhaltung, Debitoren, Kreditoren, Anlagenbuchhaltung, Waren- und Materialwirtschaft, Lohnbuchhaltung, Kassen etc. zu einem einzigen System zusammenfassen.

Mehr zum Thema unter: GOBD

Quelle: GoBD-Glossar

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