Navigation überspringenSitemap anzeigen

Wie muss meine Rechnung aussehen?

Rechnung

Beim Thema Rechnungen gehen die Meinungen in Unternehmen weit auseinander, was das Aussehen und die Inhalte angeht. Dabei sind nicht nur Design- und Geschmacksfragen Gegenstand so manch angeregter Diskussion, sondern vor allem, welche Bestandteile wo auf der Rechnung auftauchen sollten. Mal abgesehen von der Frage, ob Name und Telefonnummer des Ansprechpartners rechts, in der Mitte, unten oder überhaupt auftauchen sollen, gibt es einige wichtige Vorgaben für die korrekte Rechnungserstellung.

Wichtige Angaben auf der Rechnung

An alles gedacht – oder: Wie muss meine Rechnung aussehen? Zunächst mal sollte in jedem Fall der Absender mit der vollen Firmenanschrift und den dazugehörigen Kontaktdaten erscheinen. Dabei ist es unerheblich und Entscheidung des Unternehmers, ob er einen speziellen Ansprechpartner angeben will oder nicht.

Gemäß § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten:

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  3. das Ausstellungsdatum,
  4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
  5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
  7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
  8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
  9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

Fehlt eine der o. g. Angaben in einer Rechnung, kann daraus keine Vorsteuer gezogen werden. Also ist es wichtig, dass Sie jede Eingangsrechnung kontrollieren, ob alle Angaben vorhanden sind.

Rechnungsnummer: nur eindeutig oder auch fortlaufend

Ein sehr interessantes Thema bei der Erstellung einer Rechnung ist die Rechnungsnummer. Nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 des Umsatzsteuergesetzes („Ausstellung von Rechnungen“) muss eine Rechnung „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“ enthalten. Dies führt häufig zu der Annahme, dass eine Rechnungsnummer nicht nur eindeutig, sondern auch fortlaufend sein muss. Tatsächlich muss die Rechnungsnummer fortlaufend sein, jedoch ist es egal, ob ich mit 1 oder 19 oder 222 oder… beginne. Anschliessend muss dann allerdings die Rechnungsnummer fortlaufend vergeben werden.  Bei einer schlechten Auftragslage entsteht dann natürlich schnell die Besorgnis, dass mein Kunde anhand einer niedrigen Rechnungsnummer meine Misere erkennt und der Ruf des Unternehmens womöglich Schaden nimmt.

Mut zur Lücke – besser nicht !

Diese Sorge ist jedoch dank des Gesetzgebers unbegründet. Im Umsatzsteueranwendungserlass aus dem Jahr 2010 wurde genau zu o.g. Paragraphen eine Präzisierung veröffentlicht, die in Nr. 14.5 („Pflichtangaben in der Rechnung“) ausführlicher beschreibt, wie eine Rechnungsnummer auszusehen hat. Dort beschreibt Nr. 10 Satz 1: „Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist.“ Ergänzend dazu wird in Satz 4 weiter ausgeführt: „Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.“ Es wird von uns jedoch dringend davon abgeraten, mit solchen Lücken zu arbeiten, da dies den Betriebsprüfer veranlassen könnte, zu vermuten, dass ihm nicht alle Rechnungen zur Prüfung vorgelegt wurden, auch wenn diese Annahme unbegründet sein sollte.

Huch, mich gibt‘s nochmal!

Satz 11 des oben erwähnten Erlasses erlaubt sogar die mehrfache Vergabe einer Rechnungsnummer, wenn diese unterschiedlichen Nummernkreisen zugeordnet ist, beispielsweise für „für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche“. Wichtig ist in diesem Fall nur, dass sich eine Rechnung „leicht und eindeutig“ ihrem jeweiligen Nummernkreis zuordnen lässt und darin eindeutig ist.

Beispiele:

2012-10-01

erste Rechnung im Monat Oktober 2012

2012-10-19-01

erste Rechnung am 19.10.2012

26725-01

erste Rechnung im PLZ-Bezirk 26725

21067 / 10-2012

bei monatlichen Rechnungen = 21067 = Kundennummer = 10-2012 Monat Oktober 2012

21067-01

Rechnung für einen Kunden = 21067 = Kundennummer, 01 = Rechnungsnummer

Wie mach ich’s denn nun?

Um diese komplizierte Vorgehensweise zu vereinfachen und nicht zu viel Zeit auf die Planung und Gestaltung von Rechnungsnummern zu verwenden, sind mittlerweile viele kleine elektronische Hilfsmittel im Internet verfügbar, die die Erstellung einer Rechnungsnummer automatisieren (siehe TOGOIT: Rechnungsnummer Add-In für Word und Excel)

Wer es sich ganz einfach machen will, kann auch das Datum zum Bestandteil der Rechnungsnummer machen, kombiniert mit einer Buchstabenabfolge, die z.B. auf den Namen des Kunden schließen lässt. Dem Gestaltungsspielraum sind hier kaum kreative Grenzen gesetzt, solange die Rechnungsnummer eindeutig ist.

Muss ich die Rechnung unterschreiben?

Eine Rechnung kann unterschrieben werden. Es ist kein MUSS-Bestandteil. Wir empfehlen jedoch, die Rechnung nicht zu unterschreiben. So kann ausgeschlossen werden, daß im nachhinein noch handschriftliche Änderungen oder Ergänzungen wie „Betrag dankend erhalten“ über oder neben der Unterschrift hinzugefügt werden.

 

 

LiFoS GmbH - Unternehmensberatung und Buchführungsbüro
Zum Seitenanfang